Základnou povinnosťou pre podnikateľa na základe zákona č. 289/2008 Z. z. je evidovanie tržieb z predaja tovaru a poskytovania služby, ktoré sú prijaté v hotovosti alebo inými bezhotovostnými prostriedkami. Následne musí zákazníkovi vydať pokladničný doklad ihneď po jeho vytlačení.
Taktiež musí mať pokladničný doklad vyobrazený na predajnom mieste v jednoznačnej, prehľadnej, zrozumiteľnej a dobre čitateľnej podobe.
Pokiaľ sa predajné miesto odlišuje od miesta podnikania podnikateľa (fyzické osoby) alebo sídla (právnické osoby), musí byť zapísané do fiškálnej pamäte elektronickej registračnej pokladnice a byť povinnou náležitosťou každého pokladničného dokladu. V prípade, ak dôjde k zmene predajného miesta, musí dôjsť k zmene vo fiškálnej pamäti pokladnice. Rovnako sa musí táto zmena ohlásiť daňovému úradu do 30 dní od dňa, kedy došlo k zmene predajného miesta. Neoznámenie sa môže pokutovať vo výške 100 – 3 300 eur.
V prípade ambulantného predaja, predaja na jarmokoch alebo sezónnych trhoch, kedy dochádza k neustálej zmene predajného miesta je možné používať jednu elektronickú pokladnicu, ktorej predajné miesto je označené ako „prenosná pokladnica.“ V tomto prípade nie je nutné nič daňovému úradu oznamovať.
Elektronická registračná pokladnica umožňuje toto označenie vykonať dvojako:
A) ak sa elektronická pokladňa využíva na viacerých vopred známych predajných miestach v odlišnom čase, v knihe elektronickej registračnej pokladnice v časti Identifikačné údaje je potrebné uviesť:
- sídlo právnickej osoby alebo miesto podnikania fyzickej osoby,
- osobitné každé stále predajné miesto, ktoré je odlišné od sídla alebo miesta podnikania,
- označenie „prenosná pokladnica“
B) ak sa elektronická pokladňa využíva na viacerých vopred neznámych predajných miestach v odlišnom čase, v knihe elektronickej registračnej pokladnice v časti identifikačné údaje je potrebné uviesť:
- sídlo právnickej osoby alebo miesto podnikania fyzickej osoby,
- označenie „prenosná pokladnica“.
Tieto pravidlá pre povinnosť registračnej pokladne platia bez ohľadu na to, či podnikatelia používajú pokladnicu na jednom stálom predajnom mieste alebo viacerých predajných miestach mimo prevádzky firmy.